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SharePoint Metadatennavigation – Schlüsselfilter und Navigationshierarchie (Hierarchiefilter)

Das zentrale Element des MS SharePoint ist die Liste. In Ihrer Struktur erinnert Sie an eine Tabelle einer SQL Datenbank und bietet dem User zahlreiche Möglichkeiten herkömmliche Daten, aber auch „Big Data“ in Form von beliebigen Dateien effektiv zu verwalten und zu verschlagworten. Gerade im Bereich großer Ablagesysteme für Dokumente, die in früheren Zeiten im Unternehmen durch den klassischen Fileserver realisiert wurden, zeigen sich die Stärken des SharePoint. Eine dieser Stärken ist die Pflege von Metadaten, also Eigenschaften oder Attributen die Aussagen über den Inhalt einer Datei oder eines Datensatzes im Allgemeinen machen. Früher waren an dieser Stelle die „sprechenden Dateinamen“ das Mittel der Wahl (oder besser gesagt der Qual) um neben Verzeichnishierarchien in begrenztem Umfang die Suche zu nutzen zu können. Welche bedeutenden Fortschritte und Möglichkeiten Ihnen der SharePoint bietet, und damit die Zusammenarbeit wesentlich erleichtert, möchte ich Ihnen in diesem Artikel anhand der Schlüsselfilter und Navigationshierarchie zeigen.

Aktivieren des Websitefeatures für die Metadatennavigation

 

Möchten Sie für eine Liste die sogenannte Metadatennavigation nutzen, müssen Sie zunächst in den Einstellungen auf Websiteebene das gleichnamige Websitefeature aktivieren. Wie Sie im Bild unten sehen, habe ich dies für meine Beispielliste bereits durchgeführt. Ist das Feature nicht aktiviert werden Sie diese Funktionalität auch nicht in den Einstellungen auf Listenebene angeboten bekommen. Erfahrungsgemäß stiften deaktivierte Features aus Website- oder Websitesammlungsebene gerne für Verwirrung bei Anwendern und Administratoren, vor allem wenn die entsprechende Erfahrung fehlt.

 

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Konfiguration der Schlüssel- und Hierarchiefilter

 

Nun haben Sie die nötigen Voraussetzungen geschaffen und können in die Einstellungen der betreffenden Liste oder Bibliothek navigieren. In der Rubrik „Allgemeine Einstellungen“ wählen Sie den Eintrag „Navigationseinstellungen für Metadaten“ (siehe Bild unten).

 

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Nun gelangen Sie in den folgenden Dialog (siehe Bild), der Ihnen jeweils eine Liste von verfügbaren Feldern für den Schlüsselfilter und den Hierarchiefilter anbietet. Sie werden bemerken, dass die beiden Filterkonzepte auf unterschiedliche Eigenschaften filtern können. Durch die Schaltfläche Hinzufügen können Sie an dieser Stelle die gewünschten Attributkombinationen für Ihre Filter konfigurieren. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „OK“.

Fortgeschrittene Anwender können über diesen Dialog auch die manuelle Konfiguration der Spaltenindizierung für eine Datenstruktur vornehmen, indem unten die automatische Spaltenindizierung deaktiviert und ganz unten links der Hyperlink „indizierte Spalten“ aufgerufen wird. Das Thema der manuellen Konfiguration der Spaltenindizierung werde ich jedoch in einem eigenen Artikel behandeln, da in der Regel die Automatik ausreichend ist.

 

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Damit sind die Filter für Ihre Liste konfiguriert und Sie können das Ergebnis testen indem Sie Ihre Liste aufrufen. Wie unten im Bild zu erkennen ist, sind unterhalb der lokalen oder aktuellen Navigation am linken Rand der Seite zwei neue Bereiche aufgetaucht. Der obere Bereich zeigt die Navigationshierarchie. Sie bietet Ihnen die Möglichkeit auf eine oder mehrere Atrributausprägungen eines einzigen Attributes zu filtern. Haben Sie zum Beispiel Unternehmensmetadatensätze im Terminologiespeicher gepflegt die sich über mehrere Hierarchieebenen erstrecken, so können Sie einerseits einzelne Werte oder ganze Hierarchieebenen wählen, und haben somit die Möglichkeit beliebig grob- oder Feinkörnig zu Filtern.

Im Gegensatz hierzu bietet Ihnen der Schlüsselfilter im unteren Bereich eine beliebige Kombination von Attributausprägungen mit einigen netten Extrafunktionen, wie z.B. die Filterung nach Datumswerten, die Ihnen ermöglicht nicht nur auf ein bestimmtes Datum zu filtern sondern auch auf alle Datumswerte vor oder nach einem bestimmten Datum. An dieser Stelle bietet es sich an mit den verschiedenen Feldtypen zu experimentieren um das volle Potential dieser Filteransätze zu verstehen. Ich hoffe jedoch, dass ich Ihnen einen ersten Eindruck über das enorme Potential, das Ihnen der SharePoint als Collaboration Portal bietet, vermitteln konnte und wünsche viel Spass beim experimentieren.

 

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Veröffentlicht inMS SharePointTechnik und Technologie

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