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Export eines SharePoint Designer Workflow Templates – Workflow Vorlagen

MS SharePoint bietet von Haus aus eine recht nützliche Workflow Engine die sich dafür eignet Geschäftsprozesse abzubilden. Hierzu bietet Microsoft sein gratis-Tool SharePoint Designer an. Der SP-Designer bietet jedoch, im Gegensatz zu Nintex, relativ eingeschränkte und unflexible Möglichkeiten einen Workflow zu exportieren. Ein SharePoint Designer Workflow wird direkt mit einer Liste oder Bibliothek verknüpft und bleibt auch an diese eine Liste gebunden, während Sie z.B. in Nintex einen Export an Inhaltstypen binden können oder aber auch einen direkten ungebundenen (keine Bindung an eine Liste) Export vornehmen können und dies auf Knopfdruck im Nintex eigenen Format.

Möglichkeiten zum Export eines SharePoint-Designer Workflow Templates

Möchten Sie einen Workflow exportieren haben Sie zwei Möglichkeiten:

  • Sie können den Workflow in das MS Visio Format exportieren. Hierzu Navigieren wir im SharePoint Designer auf Konfigurationsseite des betreffenden Workflows über die Hauptnavigation auf der linken Seite. Hier findet sich die Rubrik Workflows. Anschliessend wählen Sie den jeweiligen Workflow aus und finden im folgenden Dialog die Ribbon Bar (Menüleiste am oberen Rand des Bildschirms) die im Bild unten zu sehen ist. Hier wählen Sie einfach „In Visio exportieren“ aus, woraufhin eine Datei im Visio Format erzeugt wird. Dabei sollten Sie jedoch beachten dass hier sämtliche Bindungen an die Felder und lokalen Workflowvariablen innerhalb des Workflows verloren gehen, da die zu Grunde liegende Liste ja nicht mehr vorhanden ist. Visio hat dementsprechend keinerlei Information über die zugrunde liegende Datenstruktur auf der der Workflow operiert hat. Ein weiterer Fallstrick an dieser Stelle ist, dass ein solcher Workflow nicht mit der Professional oder Standard Version geöffnet und bearbeitet werden kann. Hierzu benötigen Sie die Premium Version! Das ist natürlich im besten Falle ärgerlich. So Mancher könnte dies als hinterlistig Seitens Microsoft bezeichnen. Man sollte es jedoch wissen bevor man eine solche Funktion einplant.

 

SharePoint-Designer-Workflow-Template-1

  • Die zweite Möglichkeit einen SharePoint Designer Workflow zu exportieren ist ein Export der Liste selbst. D.h. Sie speichern die Liste als Template bzw. Vorlage. Das schöne daran ist, dass es keine zusätzlichen Kosten für eine Premium Version von MS-Office verursacht. Dafür ist diese Lösung etwas unflexibel, wie ich im folgenden zeigen werde. Ein Template einer Liste können Sie in wenigen Schritten über die Listeneinstellungen im SharPoint FrontEnd erzeugen. Auf der Konfigurationsseite der Liste (nicht im SP-Designer) findet sich in der Rubrik „Berechtigungen und Verwaltung“ der Eintrag „Liste als Vorlage speichern“ wie im folgenden Bild zu erkennen ist.

 

SharePoint-Designer-Workflow-Template-2

Im folgenden Dialog (Bild unten) können Sie einen Dateinamen, Titel und eine Beschreibung festlegen. Dabei müssen Sie unbedingt darauf achten dass Sie die Liste mit Inhalten exportieren, was jedoch impliziert, dass Sie auch sämtliche Einstellungen und Listenelemente mit exportieren. Das scheint auf den ersten Blick nicht sehr problematisch. Jedoch wird hierbei leicht übersehen, dass Listen mit einer großen Anzahl von Datensätze schnell eine gewisse Größe annehmen. Hier stossen Anfänger oft auf das Problem, dass SharePoint eine Default Einstellung für die maximale Template Größe hat, die ab SharePoint 2010 bei 50 MB liegt. In der 2007er Version lag sie bei 10 MB.

 

SharePoint-Designer-Workflow-Template-3

An diese Grenze werden Sie vermutlich gelegentlich stossen. Jedoch ist auch hierfür ein Kraut gewachsen. Denn diese Standardeinstellung können Sie mit Hilfe Zentraladminstration oder der PowerShell nachträglich ändern.

Über Die Zentraladministration können Sie unter „Application Management->WebApplication->General Settings-> Maximum Upload Size“ den gewünschten maximalen Wert hinterlegen.

Der Andere Weg führt über die PowerShell welche prinzipiell ermöglicht jeden Parameter in MS SharePoint anzupassen, worunter auch viele Einstellungen fallen, die Sie nicht über das Front End oder den SharePoint Designer modifizieren können. Da User, welche die PowerShell verwenden meist fortgeschritten sind, beschränke ich mich darauf an dieser Stelle nur den Befehl anzugeben, der die gewünschte Modifikation des Standardwertes der Template Maximalgröße ermöglicht. Hierbei ist die gewünschte maximale Dateigröße für die Vorlage als Parameter zu übergeben wie im folgenden Bild dargestellt.

 

SharePoint-Designer-Workflow-Template-4

 

Veröffentlicht inMS SharePointTechnik und Technologie

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